Organizacja warsztatu, spotkania bądź małego eventu – jak się do tego zabrać i od czego zacząć?

Odkąd zorganizowałam swoje pierwsze wydarzenie w listopadzie 2016 roku, otrzymuję naprawdę wiele zapytań na temat samodzielnej organizacji warsztatów, spotkań lub małych eventów. Przyznam, że odpowiadanie na pytania, które dostaję mailowo oraz na wszystkie skrzynki w social mediach, zajmuje mi sporo czasu. Teraz zdecydowałam się zainwestować swój czas w stworzenie tego wpisu, by moje doświadczenie i wiedza z zakresu organizacji eventów była dostępna dla każdego. Artykuł ma formę Q&A i odpowiadam w nim na najczęściej powtarzające się pytania. Zapraszam do skorzystania z treści 🙂

JAK SIĘ ZABRAĆ DO ORGANIZACJI WYDARZENIA (WARSZTAT, SPOTKANIE, MAŁY EVENT) I OD CZEGO ZACZĄĆ?

Skoro tu jesteście i czytacie ten wpis, prawdopodobnie decyzja zapadła – będziecie coś organizować. Być może wyda się Wam to banalne, ale polecę Wam zacząć od wyznaczenia celu, jaki chcecie zrealizować dzięki zorganizowaniu wydarzenia. Dlaczego chcecie to robić? Po co i dla kogo? Jaki jest cel? Czy na pewno chcecie się tego podjąć? To pytania, które poniekąd zaczną być odpowiedziami na wszelkie wątpliwości związane z planowaniem pierwszego warsztatu, spotkania lub innego, małego eventu. Niech oczekiwania (wizja tego, jak ma wyglądać to wydarzenie) wobec Waszego pierwszego eventu będą wyznacznikiem do podejmowania właściwych decyzji – zgodnych z tym, co chcecie osiągnąć dzięki organizacji swoich warsztatów, spotkania dla konkretnej grupy osób czy małej, firmowej imprezy.

Nie jest możliwe, abym poprzez artykuł doradziła każdemu z Was osobno (ponieważ każde wydarzenie jest inne), dlatego wypiszę Wam kilka kwestii, które musicie ustalić na samym początku:

  1. liczba uczestników (konferencja na 300 osób, impreza integracyjna dla pracowników z jednego działu, spotkanie dla mam, zjazd dla blogerek, kameralne warsztaty),
  2. miejsce (spotkanie w kameralnym gronie w kawiarni, integracja z elementami warsztatów w restauracji, sala konferencyjna, miejsce o wyjątkowym wnętrzu),
  3. lokalizacja (dostępność parkingu, połączenia z komunikacją miejską),
  4. koszty uczestnictwa (wydarzenie płatne czy bezpłatne, wydarzenie z niską opłatą organizacyjną, ceny wejściówek, promocja, przedsprzedaż),
  5. koszty organizacji (wynajem sali, współpraca z miejscem udostępniającym salę, poczęstunek),
  6. temat spotkania lub nazwa wydarzenia (najbardziej zrozumiała dla odbiorców i jednocześnie realizująca nasz cel).

Po ustaleniu tych sześciu punktów będziecie mieć podstawy do dalszego planowania i szukania najlepszych rozwiązań.

CO NAJPIERW – SZUKANIE MIEJSCA NA WYDARZENIE (SALI KONFERENCYJNEJ, KAWIARNI) CZY ZEBRANIE UCZESTNIKÓW?

Powiem wprost – to zależy. Konkretnie od tego, czy:

  1. wydarzenie będzie płatne czy bezpłatne,
  2. wydarzenie będzie dla grupy zorganizowanej (np. impreza firmowa),
  3. mamy zebraną grupę uczestników czy będziemy ją dopiero zbierać,
  4. mamy zbudowaną społeczność wokół własnej marki (np. kameralne warsztaty),
  5. potrzebujemy tylko kawałka spokojnego miejsca czy całej sali konferencyjnej,
  6. chcemy podjąć współpracę i dużo negocjować czy mamy sprecyzowaną wizę lokalu bądź sali,
  7. wielu innych czynników, których bez poznania Waszej wizji nie jestem w stanie przewidzieć.

Ważne jest jednak, by mieć organizację wydarzenia pod kontrolą i nie zostawiać niczego na ostatnią chwilę. Organizując różne eventy nauczyłam się, że można zacząć zarówno od zebrania grupy uczestników, jak i od poszukania miejsca na wydarzenie. Częściej jednak zaczynam od wybrania lokalizacji. Spisuję swoje wymagania (ilość miejsc, sprzęt, catering, terminy) oraz tworzę listę potencjalnych adresów, jakie mogą mnie interesować. Umawiam się mailowo lub telefonicznie na spotkania, oglądam, negocjuję, proponuję swoje warunki i wybieram najlepsze miejsce. Jeśli jednak boisz się, że zarezerwujesz miejsce, a nie zbierzesz odpowiedniej ilości chętnych, polecam dwa sposoby, które sama czasami stosuję:

  1. zaproponuj uregulowanie płatności w lokalu w dniu wydarzenia,
  2. zaproponuj rozliczenie za wynajem od osoby (przyjdzie 10 osób, zapłacisz za 10 osób).

CZY KAŻDE WYDARZENIE POWINNO MIEĆ REGULAMIN?

Według mnie – tak. Uważam, że powinien być to dobrze przygotowany tekst zapobiegający wszelkim możliwym problemom, jakie mogą wyniknąć jeszcze przed planowanym terminem wydarzenia. Ma chronić zarówno organizatora, jak i uczestników. Czasami jednak zdarza się, że spotkanie jest naprawdę kameralne, bezpłatne bądź niesie za sobą niskie ryzyko, a organizator nie chce tracić czasu na pisanie kilkustronicowych regulaminów. Wówczas polecam przygotowanie krótkiego PDF, który nakreśli podstawowe kwestie: rezygnacji z uczestnictwa, zwrotów biletów, lokalizacji czy terminów wywiązania się z umowy.

JAK ZORGANIZOWAĆ ZAPISY NA WYDARZENIE, ŻEBY WSZYSTKO PRZEBIEGŁO SPRAWNIE?

Korzystam najczęściej z poniższych sposobów:

  1. zapisy bezpośrednio przez maila,
  2. zapisy przez formularz Google,
  3. zapisy przez narzędzie do rejestracji uczestników (np. Konfeo, Evenea).

Zapisy bezpośrednio przez maila stosuję najczęściej w przypadku warsztatów. Zazwyczaj są to kameralne grupy, dlatego taka forma rezerwacji miejsc nie sprawia większych kłopotów ani zamieszania. Zapisy przez formularz Google stosuję do każdego wydarzenia, na jakie obowiązuje rekrutacja, ponieważ później muszę fizycznie i osobiście przejrzeć wszystkie zgłoszenia, a każde z nich musi mieć taką samą formę (bym mogła je porównać). Zapisy przez narzędzie typu Konfeo czy Evenea to najlepsze rozwiązanie dla konferencji i wszystkich eventów przewidzianych na większą ilość osób. Myślę, że na podstawie moich doświadczeń śmiało możecie wybrać sposób najlepszy dla siebie. Pamiętajcie, że to Wy będziecie zbierać zapisy, więc forma musi być wygodna dla Was (i niesprawiająca Wam kłopotów), ale także komfortowa dla potencjalnych uczestników, którzy też nie powinni mieć problemu z wysłaniem zgłoszenia.

JAK ZDOBYWAĆ: PATRONÓW, PARTNERÓW, SPONSORÓW WYDARZENIA? JAKA OFERTA WSPÓŁPRACY TO DOBRA OFERTA?

Mój ulubiony temat rzeka 🙂 Cieszę się, że o to pytacie, bo sama niejednokrotnie otrzymuję takie oferty i naprawdę rzadko która jest dobrze przygotowana lub atrakcyjna dla mnie jako firmy czy influencera. Oznacza to, że albo ktoś nie przyłożył się do przygotowania propozycji, albo źle dobrał grupę docelową patronów, partnerów i sponsorów (oferty zostały złożone przypadkowym osobom). Wynika z tego kilka wskazówek:

  1. zanim roześlesz propozycję współpracy, zastanów się kto może być nią zainteresowany (spotkanie blogerek beauty – marki kosmetyczne, wydarzenie charytatywne – patronat miasta, warsztaty rozwoju osobistego – zniżki na książki psychologiczne z pobliskiej księgarni, comiesięczne spotkania mam z dziećmi w kawiarni – ekstra kawa przy następnej wizycie),
  2. w propozycji przedstaw jasno korzyści wynikające ze współpracy,
  3. w propozycji przedstaw swoje wydarzenie jako warte współpracy (nie naginaj faktów, zawrzyj w ofercie tylko najważniejsze – z punktu widzenia patrona/partnera/sponsora – informacje),
  4. kontaktuj się osobiście, telefonicznie i mailowo (to zwiększa szanse na nawiązanie współpracy),
  5. zanim z kimkolwiek się skontaktujesz, przygotuj ofertę (nie dzwoń do sponsora, jeśli nawet nie wiesz, co możesz mu zaproponować),
  6. stawiaj na jakość, a nie ilość.

Organizacja wydarzenia nie jest prosta, ale dla mnie jest ogromną przyjemnością. Kocham ten proces burzy mózgów, tworzenia, spotykania się z managerami nowo poznanych miejsc oraz to uczucie… kiedy w noc po wydarzeniu nie możesz zasnąć, bo zorganizowałaś je naprawdę dobrze! 🙂 Jeśli chcecie to poczuć, jeśli już czujecie, że to dla Was – zabierajcie się do pracy! Trzymam za Was kciuki i służę pomocą na przyszłość.

Życzę powodzenia i organizowania najprzyjemniejszych spotkań pełnych wspaniałych ludzi,