Planowanie nadchodzącego tygodnia – jak to wygląda w praktyce i na co warto zwrócić uwagę?

Planowanie tygodnia to nawyk, jaki wypracowałam stosunkowo niedawno. Wcześniej nie rozpisywałam tygodniówek i oczywiście można bez nich żyć, ale zauważyłam, że zmieniły moje podejście – zarówno do planowania, jak i do realizacji wyznaczonych zadań. Pomogły przede wszystkim zobaczyć obraz przyszłego tygodnia w całości (np. ilość zaplanowanych wyjazdów pozwala mi określić zapotrzebowanie na paliwo – tankuję więc auto raz za większą kwotę i mam spokój na cały tydzień; nie tracę czasu na wjeżdżanie na stację). Tygodniówki zaczęły też wspierać moją elastyczność, bo perspektywa 7 dni dała mi większe poczucie bezpieczeństwa niż planowanie z dnia na dzień. Dzięki temu łatwiej jest mi wyznaczać priorytety i pracować zgodnie z nimi – zamiast zastanawiać się, jak rozciągnąć dobę i w którym miejscu zagiąć czasoprzestrzeń 🙂 To co? Zaczynamy? Zapraszam na lekturę poniżej! 🙂

Co wziąć pod uwagę jako pierwsze – od czego zaczynam rozpisywanie tygodniówki? Ramę tygodniówki dają mi daty oraz grafik pracy H. Mój grafik pracy zazwyczaj dostosowuję do jego – tylko dlatego, że wyłącznie moja praca jest względnie elastyczna. Jeszcze zanim rozpiszę swoją pracę – w tygodniówkę wpisuję wszystkie sprawy, które mają przypisaną datę lub datę + godzinę. Mowa tu oczywiście o wcześniej zaplanowanych wizytach lekarskich, spotkaniach oraz zadaniach, jakie trzeba wykonać w konkretny dzień, nie ważne o jakiej porze bądź w szerokim zakresie godzinowym (opłaty do ZUS, odrobaczenie zwierząt, podjechanie do przychodni po receptę i inne). Jeśli już to wykonałam, mam przed sobą arkusz 7 nadchodzących dni i widzę czarno na białym:

  • ilość wyjazdów (+ dokąd),
  • ilość spotkań,
  • godziny, w których nie będę dostępna,
  • dni, które są w miarę elastyczne,
  • dni, które są zupełnie nieelastyczne.

Pozwala mi to rozłożyć w planie dnia i tygodnia chociażby zakupy spożywcze – zazwyczaj robię je przy okazji powrotu ze spotkania bądź przed wizytami lekarskimi. Mieszkamy na wsi i nie mamy sklepu pod nosem, a wsiadanie w samochód i wyjazd „do sklepu tylko po chleb” kosztuje mnie cenne minuty, moje siły i oczywiście paliwo. Staram się więc nie zajmować swojej głowy każdego ranka tym, czy mamy co zjeść na śniadanie, a raczej staram się zaplanować, że w dni, w które i tak muszę wyjechać z domu, robię zakupy. Dla mnie jest to zdecydowanie prostsze.

Również w związku z tym, że mieszkamy na wsi, większości spraw nie załatwiamy od ręki. Jeśli chcemy wejść na pocztę, do banku, kupić coś w drogerii, odebrać zamówienie, wypożyczyć książkę z biblioteki czy kupić dobre rajstopy 😉 – wpisujemy to na listę „do załatwienia w mieście”. Dzięki tygodniówce i świadomości ilości wyjazdów (oraz w jakie miejsca), mogę rozplanować dniówki, które nie obciążają mnie zadaniami, a rozkładają je optymalnie w ciągu tygodnia.

Wiem już, jak wyglądają moje tygodniowe ramy, więc przechodzę do wyznaczania zadań na ten tydzień oraz spisania nawyków, które chcę realizować. Priorytetem zazwyczaj są dla mnie zlecenia od klientów i po 2 latach pracy na swoim „na oko” określam, ile godzin zajmie mi ich realizacja. Zaraz po rozplanowaniu pracy zabieram się za stworzenia „habit trackera” (śledzenie nawyków) – zarówno prywatnego, jak i zawodowego. Nawyki mają dla mnie ogromną moc i widzę, że pozwalają mi zachować równowagę (w życiu prywatnym) oraz stabilność (w życiu zawodowym). Spisanie tego, co chcę bądź powinnam robić każdego dnia pozwala mi tak naprawdę zaoszczędzić energię – nie myślę co chwilę o tym, czy wzięłam wszystkie leki albo czy obsłużyłam już każde social media klientów, tylko zerkam w tabelkę i widzę. Zrobione? Jeśli tak, przechodzę do kolejnego zadania i wiem, co ma nim być.

Moja tygodniówka zawiera już zatem: grafik pracy H. oraz mój, nawyki zawodowe, nawyki prywatne, a także wszystkie sprawy określone datą i godziną. Teraz właśnie przychodzi najprzyjemniejszy moment: zadania, które chcę zrealizować, bo wynikają z moich celów i potrzeb.

Przeznaczam jedną kartkę na zadania, które „chciałabym zrealizować w tym tygodniu”. Wyznaczam je na podstawie przeglądu moich organizerów i wszystkich innych list oraz projektów. W pierwszej kolejności biorę pod uwagę to, co jest najważniejsze dla mnie w perspektywie miesiąca, potem w perspektywie kwartału, a na koniec – w perspektywie roku. Spisuję małe zadania, które popychają mnie do przodu. Poniżej podaję klika przykładów:

  • projekt: kolejny wyjazd na wystawę z Blessy – zadania: obserwować w tym tygodniu zachowania Blessy na smyczy, zacząć czytać książkę dotyczącą behawioru psów,
  • projekt: remont mieszkania – zadania: skontaktować się z tartakami produkującymi deski podłogowe, dzwonić w sprawie wyceny ocieplenia, rozplanować układ ścian,
  • lista: zadania pierdołowate (moja lista z zadaniami, których NIC nie goni, a które kiedyś w końcu trzeba zrobić) – zadania: wystawić na sprzedaż fartuch laboratoryjny w świetnym stanie, przesegregować ubrania sportowe.

Dzięki takiemu zabiegowi raz w tygodniu (zazwyczaj robię to w weekend po pracy – sobota wieczór lub niedziela) mam poczucie, że wszystko jest pod kontrolą, a nagłe sytuacje nie wyprowadzają mnie z równowagi. Widzę, że nadal mam bufor czasowy na realizację zadań i mogę je przełożyć na kolejne dni. Nie martwię się zadaniami, których nie wykonam, bo widzę, że priorytety mam już za sobą, a reszta to ekstra zadania, na które mam siły i chęci, ale życie pisze własne scenariusze 😉 Prawda jest też taka, że jeśli wiem, co robić – po prostu to robię i nie zastanawiam się. Najgorzej jest wtedy, kiedy chce się spełniać marzenia, ale właściwie nie wiadomo, o czym się konkretnie marzy, więc do realizacji postanowień i wszystkiego tego, co ma dać nam ogrom szczęścia jest jeszcze daleko…

Planujecie? Rozpisujecie tygodniówki? A może nie robicie planów w ogóle? Jaki macie do tego stosunek i co o tym sądzicie? Chętnie poznam Wasze doświadczenia związane z planowaniem – w końcu każdy z nas ma inne, a uwagi z różnych perspektyw zawsze są w cenie! 🙂

Życzę owocnego nadchodzącego tygodnia,