Sezon na przyjęcia na świeżym powietrzu zbliża się wielkimi krokami. Mam na myśli nie tylko warunki atmosferyczne, ale przede wszystkim rozpoczęcie organizacji takiej imprezy i stworzenie dobrego planu działania. Nasze pierwsze garden party, które w 100% odbyło się na dworze zorganizowaliśmy z okazji Chrztu Świętego naszej córki. Chcieliśmy celebrować miłość i narodziny. Mocno zależało nam, by otaczały nas w tym dniu wyłącznie bliskie sercu osoby. Pragnęliśmy stworzyć wyjątkowy klimat sprzyjający luźnym pogawędkom, swobodnej atmosferze i poczuciu bliskości. Zdecydowaliśmy się więc zorganizować przyjęcie… na łące niedaleko domu! 🙂 To była najlepsza decyzja, a całe wydarzenie przebiegło zgodnie z planem. Poniżej podzielę się swoim doświadczeniem, pokażę zdjęcia z wydarzenia, opowiem o ustalaniu budżetu, rezerwacji namiotu, samodzielnym przygotowaniu menu i gotowaniu dla około 30 osób oraz przygotowaniu dekoracji w stylu less waste. Odpowiem również na Wasze pytania (zadane na Instagramie) oraz podpowiem, od czego w ogóle zacząć, na co zwrócić szczególną uwagę i gdzie szukać oszczędności 🙂
OD CZEGO ZACZĄĆ PRZYGOTOWANIA DO GARDEN PARTY?
Przygotowania do organizacji przyjęcia trzeba zacząć od określenia naszych oczekiwań, możliwości i zamiarów. Jaki mamy teren? Ilu gości zapraszamy? Jakiej pogody możemy się spodziewać? Skąd wynajmiemy namiot? Czy mamy tyle krzeseł i stołów? Jaką mamy wizję przyjęcia w najlepszym wydaniu? Catering czy przygotowanie wszystkiego na własną rękę? Jaki jest maksymalny budżet przeznaczony na organizację? Na jakie ustępstwa możemy pójść, a czego nie chcemy odpuścić? Na czym najbardziej nam zależy? Jak będą wyglądać nasze działania w dniu wydarzenia? Co możemy wykonać samodzielnie, a co bezwzględnie należy oddelegować? Ile potrwa samo przyjęcie?
Odpowiedzi na większość tych pytań pozwalają określić: jak duży namiot wybrać (i czy w ogóle go potrzebujemy), jaki budżet ustalić na menu (w zależności od liczby gości i czasu trwania spotkania), ile dań i jakie napoje podać oraz gdzie szukać wsparcia w zależności od naszych potrzeb (wynajem namiotu, upieczenie tortu, przygotowanie dekoracji, catering). Dzięki wizji wiemy też, jakiego rodzaju dekoracji potrzebujemy, co musimy zrobić samodzielnie, skąd możemy coś pożyczyć oraz finalnie – z jakimi kosztami musimy się liczyć biorąc pod uwagę wszystkie powyższe kwestie.
NASZE GARDEN PARTY Z OKAZJI CHRZTU ŚWIĘTEGO – EVENTOWY CASE STUDY
Liczba gości: 30 osób (dorośli+dzieci)
Termin: końcówka sierpnia 2019 r.
Czas trwania przyjęcia: od 17:00
Okazja: Chrzest Święty
MENU:
- obiadokolacja: grillowana karkówka, kiełbaski, ryba i warzywa ze świeżym pieczywem i zestawem surówek (marchewkowa, ze świeżej kapusty, z kiszonej kapusty), zupa krem dyniowa podana z grzankami, leczo warzywne
- fingerfood: paluszki domowej roboty podane z zestawem dipów (czosnkowy, pietruszkowy, majonezowy), paszteciki z mięsem, hummus podany z prażonymi pestkami dyni i słonecznika, surowe warzywa pocięte w słupki
- słodkości: tort, ciasta biszkoptowe z owocami sezonowymi (porzeczki, agrest, truskawki, śliwki), rogaliki z marmoladą i czekoladą
- napoje: domowe kompoty, woda z cytrusami i ziołami, kawa i herbata (szybkowar), napoje gazowane: Pepsi i Mirinda (puszki wrzucone w metalowe wiadra wypełnione lodem)
PODSUMOWANIE KOSZTÓW ORGANIZACJI GARDEN PARTY:
- wynajem namiotu, krzeseł, stołów i obrusów: 715 zł
- napoje w puszkach: 100 zł (1 zł za puszkę, kupione wcześniej podczas promocji w Kauflandzie)
- ozdoby na tort: 80 zł (to był zakup zestawu do zdobienia ciast i tortów w hurtowni cukierniczej i inwestycja na kolejne nadchodzące przyjęcia)
- mięso na grilla: ok. 300 zł
- zakupy spożywcze: ok. 500 zł
- balony oraz napełnianie helem: ok. 120 zł
RAZEM: 1815 zł*
* w zestawieniu nie ujęłam kosztów zaproszeń, opłaty za sakrament w kościele oraz zakupu sukienki dla córki i dla siebie
NA CZYM ZAOSZCZĘDZILIŚMY:
- tort upiekła i ozdobiła moja babcia,
- poza napojami w puszkach nie dokupiliśmy innych napojów w butelkach – woda filtrowana z lodówki, a kompoty ugotowałam sama,
- szybkowar pożyczyliśmy od przyjaciół rodziny,
- sporo produktów do przyrządzenia dań mieliśmy z ogrodu (swojego, ale również od babci i dziadka) i dzięki temu leczo zrobiłam zupełnie bezkosztowo,
- wszystkie dekoracje zrobiłam sama (tutaj ponieśliśmy wyłącznie koszt balonów),
- ciasta biszkoptowe, paluszki oraz paszteciki zrobiła moja babcia (ponieśliśmy więc wyłącznie koszty półproduktów, których jej brakowało),
- całą resztę dań przygotowałam sama, podczas gdy moja mama pilnowała swojej wnuczki.
NA CO WARTO ZWRÓCIĆ UWAGĘ?
Menu warto skomponować zgodnie z porą roku oraz czasem trwania przyjęcia, a także godziną jego rozpoczęcia. Nasze menu było stworzone z myślą o naszych smakach i preferencjach rodziny, ale głównie opierałam się na dostępności produktów. Zaczęłam od tego, co mam (a sporo miałam wprost z ogrodów) i do tego dopasowałam całą resztę.
Warto pomyśleć o szybkowarze lub czajniku bezprzewodowym w namiocie, by parzyć kawę i herbatę na miejscu. Nie wyobrażałam sobie biegania z gorącymi napojami między domem a łąką nie tylko ze względu na odległość, ale również dlatego, że nie mieliśmy nikogo do pomocy i to my sami (ja bądź Hubert) musielibyśmy podawać kawę. A kiedy mielibyśmy czas na nacieszenie się towarzystwem bliskich i nas samych? Szybkowar pozwolił na to, by każdy wypił kawę lub herbatę kiedy chce i jaką chce.
Moim zdaniem powinno się powiadomić gości o tym, gdzie odbędzie się przyjęcie. My dodaliśmy na zaproszeniach adnotację, że spotkanie dla rodziny oraz bliskich odbędzie się na łące i zachęciliśmy do wzięcia drugiego zestawu odzieży i obuwia na zmianę w razie zimna bądź niewygody.
Jeśli będziesz korzystać z podwykonawców (wypożyczenie namiotu, catering, przygotowanie dekoracji, zrobienie zaproszeń) dowiedz się odpowiednio wcześniej, czy są wolne terminy i z jakim wyprzedzeniem należy je rezerwować. My korzystaliśmy wyłącznie z wypożyczenia namiotu, stołów i krzeseł i z całego serca możemy polecić KADRYL – rewelacyjny kontakt, dużo wskazówek, bezproblemowy montaż i demontaż. Jeśli będziemy ponownie potrzebować namiotu na pewno skorzystamy z tej samej firmy.
KLIMAT I DEKORACJE
Zdecydowaliśmy się, że kolorem przewodnim będzie róż, a inspiracją natura. Postawiliśmy na przyjęcie na łące, zatem w wazonach królowały polne kwiaty, a same wazony zrobiłam własnoręcznie. Zebrałam kilkanaście starych słoików, przemalowałam je na pudrowy róż (pozostałości farby po remoncie naszej sypialni) i ozdobiłam przy górze sznurkiem jutowym. Wszystko trwało dosłownie moment, nie kosztowało nic, a prezentowało się rewelacyjnie 🙂 Postawiliśmy również dwie balonowe ścianki do zdjęć. Jedną zaraz przy namiocie, drugą w ogrodzie mojej mamy. To był strzał w dziesiątkę, bo wszyscy goście robili sobie przy nich zdjęcia – sami, z nami, z naszą córką – i dzięki temu mamy wiele pięknych fotografii na pamiątkę 🙂 W namiocie zawisła również „żywa girlanda” – całość rur przy suficie przysłoniliśmy girlandą zrobioną z gałęzi ściętych przy naszym stawie. Przygotowałam ją dzień wcześniej montując wszystko jednym, długim drucikiem florystycznym. Miała jakieś 12 metrów i pochłonęła sporo czasu 😉 Nie wiem, ile dokładnie trwało jej przygotowanie, ale na pewno więcej niż się spodziewałam. I co najważniejsze – takie naturalne girlandy trzeba zrobić chwilę przed samym wydarzeniem, bo im wcześniej jest zrobiona – tym bardziej zwiędłe, zwinięte i suche stają się liście (choć sądzę, że i taka – odpowiednio zrobiona – mogłaby mieć swój urok).
Piki do ciast, do tortu oraz rewelacyjną girlandę z trójkątów zrobiła dla nas na zamówienie Aleksandra Kaleta. Ola potrafi wyczarować cuda z papieru (wiem, bo robiła dla nas ściankę z papierowych kwiatów na II edycję konferencji Spotkania Świadomych Blogerek) i ją również mogę polecić z całego serca. Wysłuchała, czego nam potrzeba i – perfekcyjnie dobierając materiały – po prostu zamieniła moje wyobrażenia na materialne, namacalne, małe dzieła sztuki 🙂 Całe wejście na łąkę zdobiło 20 balonów napełnionych helem, które unosiły się na wietrze przymocowane na tasiemkach do różowych kamieni. Na początku był mały wiatr i zwiewał serduszka na boki, ale później pięknie unosiły się nad ziemią. Na koniec imprezy rozdaliśmy je dzieciakom do domów 🙂 Przystroiliśmy też wózek, bo moja wewnętrzna estetka stwierdziła, że inaczej być nie może!
MOJE SPOSTRZEŻENIA
Nie wiem, czy opcja z plenerowym przyjęciem jest tańsza niż wybór lokalu – nawet tego nie rozważaliśmy. Od początku wiedzieliśmy, że chcemy zrobić spotkanie na świeżym powietrzu i zupełnie w naszym stylu. Wiem jednak, że zorganizowanie takiego garden party to ogrom pracy. Gotowanie, dekoracje, ustawienie i nakrycie stołów, przygotowanie podłoża pod namiot i całego terenu na imprezę to wiele godzin starań. Naprawdę trzeba chcieć to robić i wierzyć w wizję wspaniałego, wymarzonego przyjęcia. Trzeba po prostu to lubić 🙂
Jestem niesamowicie zadowolona z organizacji tego wydarzenia. Było dla mnie ważne, bo – po trudnym początku i strachu o życie córki – mogliśmy w ten dzień wspólnie celebrować bycie tu i teraz. Chciałam, by każdy czuł się dobrze, swojsko, jak u siebie. Patrzyłam na wszystko i wszystkich z boku, obserwowałam i cieszyłam się, że jestem z właściwymi ludźmi i we właściwym miejscu. Jak się potem okazało… w ten dzień zostałam również narzeczoną i mogliśmy świętować podwójnie 🙂 Zatem – przyjęcie zaręczynowe miałam przepiękne!
Mam wrażenie, że mogłabym o organizacji garden party pisać w nieskończoność 🙂 Mam też nadzieję, że ten artykuł choć nieco pomógł Wam pozbierać myśli, jeśli macie w planach urządzenie wydarzenia na świeżym powietrzu. Z ogromną przyjemnością odpowiem na każde Wasze pytanie! 🙂
Co sądzicie o przyjęciach w ogrodzie? Jesteście na tak czy na nie? A może macie to już za sobą? 🙂 Jeśli właśnie tworzysz plan i bierzesz się za organizację – życzę Ci powodzenia, a w razie czego możesz na mnie liczyć!
Zdjęcia: MILoVe