Organizacja garden party na przykładzie Chrztu Świętego – od czego zacząć, co podać gościom, jakich wydatków się spodziewać i na co zwrócić uwagę?

Sezon na przyjęcia na świeżym powietrzu zbliża się wielkimi krokami. Mam na myśli nie tylko warunki atmosferyczne, ale przede wszystkim rozpoczęcie organizacji takiej imprezy i stworzenie dobrego planu działania. Nasze pierwsze garden party, które w 100% odbyło się na dworze zorganizowaliśmy z okazji Chrztu Świętego naszej córki. Chcieliśmy celebrować miłość i narodziny. Mocno zależało nam, by otaczały nas w tym dniu wyłącznie bliskie sercu osoby. Pragnęliśmy stworzyć wyjątkowy klimat sprzyjający luźnym pogawędkom, swobodnej atmosferze i poczuciu bliskości. Zdecydowaliśmy się więc zorganizować przyjęcie… na łące niedaleko domu! 🙂 To była najlepsza decyzja, a całe wydarzenie przebiegło zgodnie z planem. Poniżej podzielę się swoim doświadczeniem, pokażę zdjęcia z wydarzenia, opowiem o ustalaniu budżetu, rezerwacji namiotu, samodzielnym przygotowaniu menu i gotowaniu dla około 30 osób oraz przygotowaniu dekoracji w stylu less waste. Odpowiem również na Wasze pytania (zadane na Instagramie) oraz podpowiem, od czego w ogóle zacząć, na co zwrócić szczególną uwagę i gdzie szukać oszczędności 🙂

OD CZEGO ZACZĄĆ PRZYGOTOWANIA DO GARDEN PARTY?

Przygotowania do organizacji przyjęcia trzeba zacząć od określenia naszych oczekiwań, możliwości i zamiarów. Jaki mamy teren? Ilu gości zapraszamy? Jakiej pogody możemy się spodziewać? Skąd wynajmiemy namiot? Czy mamy tyle krzeseł i stołów? Jaką mamy wizję przyjęcia w najlepszym wydaniu? Catering czy przygotowanie wszystkiego na własną rękę? Jaki jest maksymalny budżet przeznaczony na organizację? Na jakie ustępstwa możemy pójść, a czego nie chcemy odpuścić? Na czym najbardziej nam zależy? Jak będą wyglądać nasze działania w dniu wydarzenia? Co możemy wykonać samodzielnie, a co bezwzględnie należy oddelegować? Ile potrwa samo przyjęcie?

Odpowiedzi na większość tych pytań pozwalają określić: jak duży namiot wybrać (i czy w ogóle go potrzebujemy), jaki budżet ustalić na menu (w zależności od liczby gości i czasu trwania spotkania), ile dań i jakie napoje podać oraz gdzie szukać wsparcia w zależności od naszych potrzeb (wynajem namiotu, upieczenie tortu, przygotowanie dekoracji, catering). Dzięki wizji wiemy też, jakiego rodzaju dekoracji potrzebujemy, co musimy zrobić samodzielnie, skąd możemy coś pożyczyć oraz finalnie – z jakimi kosztami musimy się liczyć biorąc pod uwagę wszystkie powyższe kwestie.

NASZE GARDEN PARTY Z OKAZJI CHRZTU ŚWIĘTEGO – EVENTOWY CASE STUDY

Liczba gości: 30 osób (dorośli+dzieci)
Termin: końcówka sierpnia 2019 r.
Czas trwania przyjęcia: od 17:00
Okazja: Chrzest Święty

MENU:

  1. obiadokolacja: grillowana karkówka, kiełbaski, ryba i warzywa ze świeżym pieczywem i zestawem surówek (marchewkowa, ze świeżej kapusty, z kiszonej kapusty), zupa krem dyniowa podana z grzankami, leczo warzywne
  2. fingerfood: paluszki domowej roboty podane z zestawem dipów (czosnkowy, pietruszkowy, majonezowy), paszteciki z mięsem, hummus podany z prażonymi pestkami dyni i słonecznika, surowe warzywa pocięte w słupki
  3. słodkości: tort, ciasta biszkoptowe z owocami sezonowymi (porzeczki, agrest, truskawki, śliwki), rogaliki z marmoladą i czekoladą
  4. napoje: domowe kompoty, woda z cytrusami i ziołami, kawa i herbata (szybkowar), napoje gazowane: Pepsi i Mirinda (puszki wrzucone w metalowe wiadra wypełnione lodem)

PODSUMOWANIE KOSZTÓW ORGANIZACJI GARDEN PARTY:

  1. wynajem namiotu, krzeseł, stołów i obrusów: 715 zł
  2. napoje w puszkach: 100 zł (1 zł za puszkę, kupione wcześniej podczas promocji w Kauflandzie)
  3. ozdoby na tort: 80 zł (to był zakup zestawu do zdobienia ciast i tortów w hurtowni cukierniczej i inwestycja na kolejne nadchodzące przyjęcia)
  4. mięso na grilla: ok. 300 zł
  5. zakupy spożywcze: ok. 500 zł
  6. balony oraz napełnianie helem: ok. 120 zł

RAZEM: 1815 zł*
* w zestawieniu nie ujęłam kosztów zaproszeń, opłaty za sakrament w kościele oraz zakupu sukienki dla córki i dla siebie

NA CZYM ZAOSZCZĘDZILIŚMY:

  1. tort upiekła i ozdobiła moja babcia,
  2. poza napojami w puszkach nie dokupiliśmy innych napojów w butelkach – woda filtrowana z lodówki, a kompoty ugotowałam sama,
  3. szybkowar pożyczyliśmy od przyjaciół rodziny,
  4. sporo produktów do przyrządzenia dań mieliśmy z ogrodu (swojego, ale również od babci i dziadka) i dzięki temu leczo zrobiłam zupełnie bezkosztowo,
  5. wszystkie dekoracje zrobiłam sama (tutaj ponieśliśmy wyłącznie koszt balonów),
  6. ciasta biszkoptowe, paluszki oraz paszteciki zrobiła moja babcia (ponieśliśmy więc wyłącznie koszty półproduktów, których jej brakowało),
  7. całą resztę dań przygotowałam sama, podczas gdy moja mama pilnowała swojej wnuczki.

NA CO WARTO ZWRÓCIĆ UWAGĘ?

Menu warto skomponować zgodnie z porą roku oraz czasem trwania przyjęcia, a także godziną jego rozpoczęcia. Nasze menu było stworzone z myślą o naszych smakach i preferencjach rodziny, ale głównie opierałam się na dostępności produktów. Zaczęłam od tego, co mam (a sporo miałam wprost z ogrodów) i do tego dopasowałam całą resztę.

Warto pomyśleć o szybkowarze lub czajniku bezprzewodowym w namiocie, by parzyć kawę i herbatę na miejscu. Nie wyobrażałam sobie biegania z gorącymi napojami między domem a łąką nie tylko ze względu na odległość, ale również dlatego, że nie mieliśmy nikogo do pomocy i to my sami (ja bądź Hubert) musielibyśmy podawać kawę. A kiedy mielibyśmy czas na nacieszenie się towarzystwem bliskich i nas samych? Szybkowar pozwolił na to, by każdy wypił kawę lub herbatę kiedy chce i jaką chce.

Moim zdaniem powinno się powiadomić gości o tym, gdzie odbędzie się przyjęcie. My dodaliśmy na zaproszeniach adnotację, że spotkanie dla rodziny oraz bliskich odbędzie się na łące i zachęciliśmy do wzięcia drugiego zestawu odzieży i obuwia na zmianę w razie zimna bądź niewygody.

Jeśli będziesz korzystać z podwykonawców (wypożyczenie namiotu, catering, przygotowanie dekoracji, zrobienie zaproszeń) dowiedz się odpowiednio wcześniej, czy są wolne terminy i z jakim wyprzedzeniem należy je rezerwować. My korzystaliśmy wyłącznie z wypożyczenia namiotu, stołów i krzeseł i z całego serca możemy polecić KADRYL – rewelacyjny kontakt, dużo wskazówek, bezproblemowy montaż i demontaż. Jeśli będziemy ponownie potrzebować namiotu na pewno skorzystamy z tej samej firmy.

KLIMAT I DEKORACJE

Zdecydowaliśmy się, że kolorem przewodnim będzie róż, a inspiracją natura. Postawiliśmy na przyjęcie na łące, zatem w wazonach królowały polne kwiaty, a same wazony zrobiłam własnoręcznie. Zebrałam kilkanaście starych słoików, przemalowałam je na pudrowy róż (pozostałości farby po remoncie naszej sypialni) i ozdobiłam przy górze sznurkiem jutowym. Wszystko trwało dosłownie moment, nie kosztowało nic, a prezentowało się rewelacyjnie 🙂 Postawiliśmy również dwie balonowe ścianki do zdjęć. Jedną zaraz przy namiocie, drugą w ogrodzie mojej mamy. To był strzał w dziesiątkę, bo wszyscy goście robili sobie przy nich zdjęcia – sami, z nami, z naszą córką – i dzięki temu mamy wiele pięknych fotografii na pamiątkę 🙂 W namiocie zawisła również „żywa girlanda” – całość rur przy suficie przysłoniliśmy girlandą zrobioną z gałęzi ściętych przy naszym stawie. Przygotowałam ją dzień wcześniej montując wszystko jednym, długim drucikiem florystycznym. Miała jakieś 12 metrów i pochłonęła sporo czasu 😉 Nie wiem, ile dokładnie trwało jej przygotowanie, ale na pewno więcej niż się spodziewałam. I co najważniejsze – takie naturalne girlandy trzeba zrobić chwilę przed samym wydarzeniem, bo im wcześniej jest zrobiona – tym bardziej zwiędłe, zwinięte i suche stają się liście (choć sądzę, że i taka – odpowiednio zrobiona – mogłaby mieć swój urok).

Piki do ciast, do tortu oraz rewelacyjną girlandę z trójkątów zrobiła dla nas na zamówienie Aleksandra Kaleta. Ola potrafi wyczarować cuda z papieru (wiem, bo robiła dla nas ściankę z papierowych kwiatów na II edycję konferencji Spotkania Świadomych Blogerek) i ją również mogę polecić z całego serca. Wysłuchała, czego nam potrzeba i – perfekcyjnie dobierając materiały – po prostu zamieniła moje wyobrażenia na materialne, namacalne, małe dzieła sztuki 🙂 Całe wejście na łąkę zdobiło 20 balonów napełnionych helem, które unosiły się na wietrze przymocowane na tasiemkach do różowych kamieni. Na początku był mały wiatr i zwiewał serduszka na boki, ale później pięknie unosiły się nad ziemią. Na koniec imprezy rozdaliśmy je dzieciakom do domów 🙂 Przystroiliśmy też wózek, bo moja wewnętrzna estetka stwierdziła, że inaczej być nie może!

MOJE SPOSTRZEŻENIA

Nie wiem, czy opcja z plenerowym przyjęciem jest tańsza niż wybór lokalu – nawet tego nie rozważaliśmy. Od początku wiedzieliśmy, że chcemy zrobić spotkanie na świeżym powietrzu i zupełnie w naszym stylu. Wiem jednak, że zorganizowanie takiego garden party to ogrom pracy. Gotowanie, dekoracje, ustawienie i nakrycie stołów, przygotowanie podłoża pod namiot i całego terenu na imprezę to wiele godzin starań. Naprawdę trzeba chcieć to robić i wierzyć w wizję wspaniałego, wymarzonego przyjęcia. Trzeba po prostu to lubić 🙂

Jestem niesamowicie zadowolona z organizacji tego wydarzenia. Było dla mnie ważne, bo – po trudnym początku i strachu o życie córki – mogliśmy w ten dzień wspólnie celebrować bycie tu i teraz. Chciałam, by każdy czuł się dobrze, swojsko, jak u siebie. Patrzyłam na wszystko i wszystkich z boku, obserwowałam i cieszyłam się, że jestem z właściwymi ludźmi i we właściwym miejscu. Jak się potem okazało… w ten dzień zostałam również narzeczoną i mogliśmy świętować podwójnie 🙂 Zatem – przyjęcie zaręczynowe miałam przepiękne!

Mam wrażenie, że mogłabym o organizacji garden party pisać w nieskończoność 🙂 Mam też nadzieję, że ten artykuł choć nieco pomógł Wam pozbierać myśli, jeśli macie w planach urządzenie wydarzenia na świeżym powietrzu. Z ogromną przyjemnością odpowiem na każde Wasze pytanie! 🙂

Co sądzicie o przyjęciach w ogrodzie? Jesteście na tak czy na nie? A może macie to już za sobą? 🙂 Jeśli właśnie tworzysz plan i bierzesz się za organizację – życzę Ci powodzenia, a w razie czego możesz na mnie liczyć!

Zdjęcia: MILoVe